Le guide, écran par écran

Se connecter

Où : cloturia.cosensible.com › Connexion

1. Saisissez votre adresse et votre mot de passe.
2. À la première connexion, changez le mot de passe avec « Mot de passe oublié ».
3. La double authentification s'active dans Paramètres › Sécurité.

Créer la société et ses comptes bancaires

Où : Tableau de bord › Guide de démarrage

1. Le guide de démarrage propose de créer la société : nom, ICE, IF, régime de TVA (encaissement ou débits), période (mensuelle ou trimestrielle), modèle du CGNC (normal ou simplifié).
2. Ajoutez chaque compte bancaire avec son RIB et son compte comptable (5141…).
3. Choisissez ensuite le mois à clôturer en haut à droite de chaque écran.

Astuce : Le tableau de bord affiche chaque jour les trois actions prioritaires, chacune avec son bouton.

Importer les relevés et la comptabilité

Où : Importer › Relevés bancaires · Importer › Comptabilité

1. Relevés : déposez le fichier de la banque (MT940, Excel, PDF, CSV). Un aperçu montre les premières lignes ; vérifiez les colonnes, puis importez.
2. Comptabilité : déposez le FEC marocain, le grand livre Excel ou CSV exporté de Sage ou de Khabir, ou les écritures Sage .pnm. Un aperçu montre les colonnes reconnues, les premières lignes, les totaux et la période ; corrigez une colonne si besoin.
3. Une ligne illisible est signalée (numéro de ligne et raison) et son écriture écartée ; le reste est importé. Le rapport d'import liste les lignes à corriger.
4. Le rapprochement se lance tout seul après chaque import.
5. Option : la banque envoie les relevés à l'adresse « relevés » de la société ; Cloturia les importe seul et prévient l'équipe (section « Reçus par e-mail »).

Astuce : Un même relevé importé deux fois n'est compté qu'une fois. Votre logiciel n'exporte pas de FEC ? Partez du modèle de grand livre.

Modèle de grand livre (Excel)Modèle de grand livre (CSV)

Suivre le portefeuille de clients

Où : Portefeuille (s'ouvre à la connexion quand vous gérez plusieurs sociétés)

1. Une ligne par client : période, avancement de la clôture, prochaine échéance (CNSS, TVA…), blocages, taux de rapprochement, collaborateurs.
2. Filtrez par collaborateur, « en retard » ou « bloqué » ; « Mes dossiers » ne montre que les vôtres.
3. Cliquez un client : Cloturia ouvre directement l'écran de son premier blocage. Export Excel du portefeuille.

Astuce : Un collaborateur limité à certains clients ne voit que ceux-là.

Répartir les dossiers

Où : Accueil › Portefeuille › Affectation

1. Choisissez pour chaque client un préparateur, un réviseur et un objectif de clôture en jours ouvrés.
2. Voyez la charge de chaque collaborateur (dossiers, tâches en cours, en retard) et réaffectez plusieurs dossiers d'un coup.
3. Les tâches de clôture créées ensuite reprennent ces personnes.

Tableau de bord du dirigeant

Où : Accueil › Pilotage

1. En tête : trésorerie, chiffre d'affaires du mois, marge brute et délai d'encaissement, chacun cliquable.
2. Trésorerie prévue à 30, 60 et 90 jours, semaine par semaine : factures clients et fournisseurs, salaires, CNSS, TVA, IS, emprunts. Hypothèses affichées et modifiables.
3. Délais de paiement clients et fournisseurs, balance âgée, alerte loi 69-21 ; marge du mois comparée au mois précédent et à l'an dernier.
4. Exportez le « point du mois » en PDF ou Excel pour le dirigeant.

Astuce : Le rôle lecteur voit tout et peut simuler, sans rien enregistrer.

Valider les propositions de rapprochement

Où : Rapprocher › Rapprochement › À valider

1. Chaque ligne relie un mouvement du relevé à une ou plusieurs écritures, avec une confiance en % et une raison.
2. Ouvrez « Pourquoi cette proposition » pour lire la justification.
3. Cliquez « Valider » ou « Rejeter » ; le bandeau valide d'un coup les propositions sûres.

Rapprocher à la main

Où : Rapprocher › Rapprochement › À la main

1. Cochez un ou plusieurs mouvements du relevé, puis les écritures qui leur correspondent.
2. L'écart s'affiche ; s'il est nul, cliquez « Rapprocher ».

Traiter les exceptions et réclamer les pièces

Où : Rapprocher › Rapprochement › Sans écriture · Importer › Pièces justificatives › Demandées

1. Chaque mouvement sans écriture a une cause probable (doublon, pièce manquante, frais) et une action proposée.
2. Demandez la pièce au client ou proposez une écriture.
3. Suivez les demandes et marquez-les « reçue » quand la pièce arrive.

Collecter les pièces auprès du client

Où : Importer › Pièces justificatives › Demandées · Reçues

1. Depuis Pièces demandées, créez un lien de dépôt et envoyez-le au client : sans compte, depuis son téléphone, il prend la facture en photo ou envoie le PDF.
2. Le client peut aussi envoyer ses pièces par e-mail à l'adresse de dépôt de la société (expéditeurs autorisés seulement).
3. Dans Pièces reçues, Cloturia propose la demande, le mouvement bancaire ou l'écriture correspondante ; vous confirmez.
4. Les relances partent seules (J+3, J+7, J+14 par défaut, Paramètres › Collecte et relances) et s'arrêtent dès que la pièce arrive.

Astuce : Seuls les vrais PDF et photos sont acceptés ; le client ne voit que le libellé, la date et le montant demandés.

Signer l'état de rapprochement

Où : Rapprocher › États de rapprochement

1. Solde de la banque, solde comptable et suspens expliqués : l'écart doit être nul.
2. Le réviseur signe l'état ; il rejoint le dossier de clôture.

Saisir les factures fournisseurs automatiquement

Où : Écritures et tiers › Factures fournisseurs

1. Importez les PDF des factures, ou cliquez « Lire comme facture fournisseur » sur une pièce reçue.
2. Cloturia lit le fournisseur, l'ICE, le numéro, la date, le hors taxe et la TVA par taux, le TTC ; les valeurs incertaines sont surlignées.
3. Contrôles : HT + TVA = TTC, taux autorisé à la date, ICE, espèces au-delà de 5 000 DH, doublons, mois clos.
4. Corrigez si besoin puis « Proposer l'écriture » : charge, TVA récupérable, fournisseur ; un autre que vous l'approuve.

Astuce : Les photos et PDF scannés demandent l'outil de lecture d'images sur le serveur ; sinon saisissez les montants.

Passer le cut-off et les écritures d'inventaire

Où : Écritures et tiers › Écritures › Cut-off

1. Si des factures ou des banques sont en devises, saisissez le cours de clôture (Bank Al-Maghrib), avec sa source et sa date, ou importez un fichier de cours.
2. Cliquez « Lancer le cut-off ». Cloturia propose : factures non parvenues (4417), charges à payer, charges et produits constatés d'avance (3491, 4491), factures à établir (3427), avoirs à recevoir (3417) et à établir (4427), provisions de personnel (4437, 4447), écarts de conversion (3701, 3702, 4701, 4702) et provision pour perte de change (4506), centralisation de la TVA (4455, 3455 vers 4456 ou crédit 3456).
3. Chaque écriture explique son calcul. Celles de fin de mois s'extournent le 1er du mois suivant ; la TVA et la provision de change, non.

Astuce : Une proposition rejetée ne revient pas quand on relance le cut-off.

Paie et congés payés

Où : TVA et paie › Paie › Journal · Salariés

1. Importez le journal de paie du mois (Excel ou CSV) : Cloturia propose l'écriture de paie si elle manque et contrôle la CNSS (4441), l'IR (4452) et le net à payer (4432), puis les paiements en banque.
2. Importez l'état des congés : la provision est calculée salarié par salarié (jours non pris × salaire / 26, ancienneté comprise).
3. Les charges patronales suivent les taux légaux : 12,11 % sur tout le salaire et 8,98 % sur la part sous 6 000 DH, taux datés et réglables.

Astuce : Les noms des salariés restent dans cet écran : ils ne sont jamais envoyés à l'assistant ni écrits dans les écritures.

Préparer les déclarations sociales

Où : TVA et paie › Paie › Déclarations

1. Complétez la fiche de chaque salarié : numéro CNSS, CIN, dates d'entrée et de sortie.
2. Bordereau CNSS du mois : jours, brut, salaire plafonné à 6 000 DH, cotisations par catégorie, entrées et sorties, montant à payer avant le 10 ; contrôlé avec le journal de paie, le compte 4441 et la banque.
3. IR du mois à verser, et état des salaires 9421 de l'année, contrôlés avec 6171 et 4452 ; exports Excel et CSV.

Astuce : Cloturia prépare les chiffres ; le dépôt se fait sur Damancom et Simpl-IR.

Approuver les écritures

Où : Écritures et tiers › Écritures › À approuver

1. Ouvrez une écriture : lignes au débit et au crédit, comptes CGNC, justification et pièces.
2. Approuvez une à une, ou plusieurs d'un coup.
3. Personne n'approuve ce qu'il a préparé lui-même : c'est le contrôle qu'attend un auditeur.

Exporter vers Khabir ou Sage

Où : Écritures et tiers › Écritures › Export

1. Choisissez le format : Khabir, Sage 100 ou FEC.
2. Seules les écritures approuvées partent ; importez le fichier dans votre logiciel.

Lettrer clients et fournisseurs

Où : Écritures et tiers › Clients et fournisseurs › Lettrage · Fiches

1. Le lettrage automatique relie chaque facture à son règlement.
2. Complétez les fiches : ICE, IF, RC, retenue à la source sur la TVA, honoraires ou loyers.

Établir l'état des ventes par client

Où : Écritures et tiers › Clients et fournisseurs › Ventes

1. Par client : ICE, IF, factures, avoirs, hors taxe, TVA, TTC, encaissé, reste dû, ventes en espèces.
2. Les clients sans ICE remontent en tête : cet état accompagne la déclaration du résultat fiscal (art. 20-I du CGI).
3. Importez l'état de votre logiciel de caisse ou de facturation : Cloturia montre les factures non comptabilisées ou de montant différent.

Repérer les factures manquantes

Où : Écritures et tiers › Clients et fournisseurs › Factures manquantes

1. Trous et doublons dans la numérotation des factures de vente, changement d'année compris.
2. Paiements à un fournisseur sans facture, fournisseur facturé chaque mois mais pas ce mois-ci, numéro de facture cité en banque mais absent.
3. Pour chaque ligne : demander la pièce, ou marquer « traitée » ou « ignorée » avec un motif.

Préparer le relevé de déductions TVA

Où : TVA et paie › TVA › Relevé · Contrôles

1. Le relevé liste les factures fournisseurs payées dans le mois, avec la date et le mode de paiement.
2. Corrigez d'abord les points bloquants (en rouge), puis les points à vérifier.
3. Téléchargez le fichier XML pour Simpl-TVA, puis marquez le relevé déposé.

Astuce : Paiements en espèces au-delà de 5 000 DH, retenue à la source, paiement en deux fois : chaque règle appliquée est expliquée sur la ligne.

Suivre la checklist et les échéances

Où : Clôturer › Clôture du mois › Checklist

1. Chaque tâche a un préparateur, un réviseur et une date.
2. Les échéances marocaines sont ajoutées d'office : CNSS avant le 10, TVA, IR et retenues à la source, acomptes d'IS, liasse, état des salaires et prorata. Une date qui tombe un jour férié est reportée.

Contrôles et variations

Où : Clôturer › Clôture du mois › Contrôles · Variations

1. Les contrôles vérifient les comptes d'attente, les tiers anormaux, la caisse, la TVA et les soldes des déclarations (4456, 4441, 4452, 3453, 4458).
2. À la fin de l'exercice : extournes, provision de change, IS et reclassements.
3. Chaque variation importante d'un compte par rapport au mois précédent est expliquée.

Inventaire annuel

Où : Clôturer › Fin d'exercice › Inventaire

1. Saisissez le stock final par catégorie, les emprunts et les impôts à payer.
2. Réglez l'IS : Cloturia repère les acomptes payés à la DGI et, au dernier mois, propose l'IS ou la cotisation minimale (le plus élevé), puis l'imputation des acomptes.
3. Clients douteux : les créances anciennes non lettrées sont reclassées et provisionnées sur le hors taxe ; une alerte rappelle le recours en justice à engager dans les 12 mois.

Inventaire des stocks article par article

Où : Clôturer › Fin d'exercice › Stocks

1. Importez l'état d'inventaire (Excel ou CSV) : article, catégorie, quantité, coût unitaire, valeur de réalisation.
2. Cloturia valorise par catégorie et par compte, propose la dépréciation et contrôle doublons, écarts et solde comptable.
3. Le total alimente l'écriture de stock du cut-off ; l'état valorisé se signe en PDF.

Tenir le registre des immobilisations

Où : Clôturer › Fin d'exercice › Immobilisations

1. Importez le registre ou créez les biens ; les acquisitions trouvées au grand livre sont proposées.
2. Plan d'amortissement linéaire ou dégressif (coefficients du CGI), dotations proposées au cut-off par catégorie.
3. Cession ou mise au rebut : écriture complète avec la plus ou moins-value ; tableaux de l'ETIC et réintégration des véhicules de tourisme calculés.

Sortir les états de synthèse

Où : Clôturer › Fin d'exercice › États de synthèse

1. Choisissez la date (fin de mois ou fin d'exercice) et le modèle (normal ou simplifié).
2. Bilan, CPC, soldes de gestion et principaux tableaux de l'ETIC ; chaque montant s'ouvre sur ses comptes.
3. Contrôles d'équilibre visibles (actif = passif, résultat du CPC = résultat du bilan) ; exports Excel et PDF à reprendre dans votre logiciel de liasse.

Dossier de révision par cycle

Où : Clôturer › Dossier › Révision

1. Une fiche par cycle : trésorerie, achats, ventes, personnel, État, immobilisations, devises, stocks, capitaux.
2. Pour chaque écriture d'inventaire : le calcul, la pièce, qui l'a préparée et qui l'a approuvée.
3. Le réviseur clique « Marquer revu » ; PDF et Excel pour le dossier de travail.

Résultat fiscal

Où : Clôturer › Fin d'exercice › Résultat fiscal

1. Les réintégrations et déductions repérées dans le grand livre, avec leur compte et l'article du CGI.
2. Le tableau de passage du résultat comptable au résultat fiscal, avec saisie complémentaire.
3. Cloturia prépare ; la liasse se dépose depuis votre logiciel de liasse.

Clôturer le mois et envoyer le dossier

Où : Clôturer › Dossier › Dossier de clôture

1. Quand tout est approuvé et signé, le réviseur clôt le mois : il est verrouillé.
2. Téléchargez le dossier en PDF ou en Excel, ou partagez-le avec l'expert-comptable.

Faire valider les règles marocaines

Où : Réglages › Paramètres › Règles marocaines

1. Toutes les règles fiscales, sociales et comptables appliquées par Cloturia : comptes, taux, seuils, articles de loi, degré de certitude.
2. L'expert-comptable marque chaque règle « validée » ou « à corriger » avec un commentaire ; une règle dont le réglage change est à revalider.
3. Exportez le dossier de validation en Excel ou PDF pour l'expert.

Payer l'abonnement en dirhams

Où : Réglages › Paramètres › Abonnement

1. Factures en dirhams, hors taxe, TVA 20 % et TTC, avec les mentions marocaines.
2. Paiement par virement avec la référence propre à chaque facture, ou par carte bancaire (CMI) quand il est activé.

Préparer ses factures

Où : Espace Entreprise › Réglages › Réglages de facturation

1. Renseignez les coordonnées de la société (ICE, IF, RC), le logo, le RIB et les conditions de paiement.
2. Vérifiez la numérotation proposée (F-AAAA-NNNN pour les factures, AV- pour les avoirs, D- pour les devis).
3. Ajoutez vos clients (avec leur ICE s’ils sont professionnels) et vos articles (prix HT, TVA, unité).

Du devis à la facture

Où : Espace Entreprise › Ventes › Devis, puis Factures

1. Créez le devis, envoyez-le, puis marquez-le accepté ; « Convertir en facture » reprend toutes ses lignes.
2. La facture reste un brouillon modifiable jusqu’à « Émettre » : elle prend alors le numéro suivant et ne se modifie plus.
3. Avant l’émission, Cloturia signale ce qui manque (ICE du client, mode de paiement…). Une erreur après l’émission se corrige par un avoir.
4. À l’émission, l’écriture de vente est proposée dans l’espace Cabinet, à valider par un réviseur.

Astuce : Le bouton UBL de la fiche d’une facture prépare l’export pour la facture électronique (préliminaire, en attente des règles de la DGI).

Encaisser et relancer

Où : Espace Entreprise › Ventes › Paiements

1. Saisissez le paiement reçu : virement, chèque, espèces, carte ou effet, total ou partiel.
2. Les relances partent à J+7, J+15 et J+30 après l’échéance ; réglez-les ou coupez-les dans les Réglages de facturation.
3. Déposez les factures de vos fournisseurs dans Dépenses (PDF, photo ou fichier UBL) : elles sont lues, puis transmises au comptable.

Inviter son comptable ou ses clients

Où : Paramètres › Utilisateurs et rôles

1. Entreprise : invitez votre comptable comme préparateur ou réviseur ; il retrouve la société dans son espace Cabinet.
2. Cabinet : invitez un client avec le rôle « Client (facturation) » ; il n’a accès qu’à l’espace Entreprise de sa société.

Interroger l'assistant

Où : Bouton « Assistant » de la barre du haut

1. Posez la question : « Pourquoi les frais de transport ont-ils augmenté ? », « Combien de TVA récupérable ce mois ? ».
2. La réponse cite les écritures sur lesquelles elle s'appuie ; vérifiez-les d'un clic.
3. L'assistant ne donne jamais un chiffre absent de vos données.